Zásady Ochrany Osobních Údajů

StudyCare, s.r.o.
IČO: 210 34 605
Sídlo: Husitská 107/3, Praha 3 – Žižkov, PSČ 130 00, Česká republika
E-mail: [email protected]

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou zpracovány v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR), Zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů, Zákonem č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti, Zákonem č. 181/2014 Sb. o kybernetické bezpečnosti a Zákonem č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích.

1. Úvodní ustanovení

Tyto Zásady popisují, jakým způsobem StudyCare, s.r.o., jakožto správce osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR, zpracovává osobní údaje fyzických osob, zejména studentů, jejich zákonných zástupců, partnerů, obchodních kontaktů a návštěvníků webových stránek.

Zásady upravují účely zpracování, právní tituly, dobu uchování, příjemce a podmínky předávání do třetích zemí, jakož i veškerá práva subjektů údajů.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť mu tato povinnost nevzniká. Veškeré dotazy a žádosti ve věci ochrany osobních údajů zasílejte na: [email protected]

2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

2.1 Identifikační údaje

• jméno a příjmení
• datum narození
• pohlaví (pokud jej vyžaduje přihláška konkrétní školy)
• státní příslušnost

2.2 Kontaktní údaje

• e-mailová adresa
• telefonní číslo
• korespondenční a trvalá adresa

2.3 Studijní a profesní údaje

• dosažené nebo aktuální vzdělání
• výsledky jazykových testů (např. OOPT)
• studijní výsledky, vysvědčení, diplomy
• motivační dopisy, životopisy, portfolio

2.4 Zvláštní kategorie osobních údajů

Pouze pokud je student poskytne dobrovolně nebo jsou nezbytné pro podání přihlášky:

• zdravotní údaje nutné pro ubytování nebo zahraniční pobyt
• speciální vzdělávací potřeby
• informace o zdravotním pojištění

Citlivé údaje zpracováváme výhradně na základě výslovného souhlasu subjektu údajů dle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.

2.5 Smluvní a fakturační údaje

• fakturační údaje
• platební informace
• historie objednávek a služeb
• podklady pro účetní evidenci

2.6 Technické a online identifikátory

• IP adresa
• cookies a podobné sledovací technologie
• uživatelský účet (Discord, CRM)
• data z analytických nástrojů (Google Analytics)

3. Účely a právní tituly zpracování

3.1 Plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Zpracování je nezbytné pro splnění smluvních povinností, zejména:

• poradenství při výběru školy a studijního programu
• administrativní asistence s přihláškami
• příprava a překlad dokumentů
• komunikace se zahraničními školami jménem klienta
• podávání přihlášek
• pomoc s ubytováním a vízovými záležitostmi
• registrace na jazykové testy
• poskytování informačních materiálů
• zpřístupnění komunitní platformy Discord
• průběžná podpora klienta po celou dobu studia

3.2 Plnění právních povinností – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Zpracování vyžadují platné právní předpisy, zejména:

• daňové a účetní povinnosti
• archivace zákonem stanovených dokumentů
• poskytování údajů orgánům veřejné moci na jejich žádost

3.3 Oprávněný zájem správce – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Zpracování slouží k ochraně oprávněných zájmů správce, konkrétně:

• ochrana a uplatňování právních nároků
• zlepšování kvality služeb
• interní reporting a statistická analýza
• zabezpečení informačních systémů a prevence podvodů
• přímý marketing vůči stávajícím klientům dle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.

Subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu.

3.4 Souhlas subjektu údajů – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Souhlas je vyžadován v těchto případech:

• zasílání marketingových sdělení osobám, které nejsou klienty
• zpracování zvláštních kategorií osobních údajů
• využití cookies vyžadujících souhlas
• dobrovolné poskytnutí dokumentů nad rámec smluvního základu

4. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje předáváme třetím stranám pouze tehdy, je-li to nezbytné pro plnění smluvních závazků nebo vyžadováno zákonem.

4.1 Partnerské školy a vzdělávací instituce

Údaje klientů předáváme zahraničním školám a univerzitám v těchto zemích: Dánsko, Nizozemsko, Spojené arabské emiráty, Finsko, Irsko, Malta, Německo, Belgie, Litva, Velká Británie, Kanada, Austrálie, Francie, Španělsko a další státy dle výslovného pokynu klienta.

4.2 Technické platformy a smluvní zpracovatelé

Všechny níže uvedené subjekty zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR:

• Google Workspace – e-mail, cloud, analytika
• Hostinger – webhosting
• Odo CRM – správa klientů
• Brevo – e-mailing a CRM
• Make / Integromat – automatizace procesů
• Meta (Facebook, Instagram) – marketing
• Discord – klientská komunita
• Externí účetní – účetnictví a daně

5. Předávání osobních údajů do třetích zemí

K předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor dochází v případě, kdy se cílová škola nachází mimo EU (např. Velká Británie, Kanada, Austrálie), nebo kdy smluvní zpracovatel provozuje servery mimo EHP (Google, Meta, Make, Hostinger, Brevo).

Veškerá předání probíhají výhradně na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně dle čl. 45 GDPR, nebo na základě standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí dle čl. 46 GDPR, doplněných o příslušná technická a organizační opatření.

Aktuální seznam příjemců v třetích zemích je k dispozici na vyžádání na adrese [email protected].

6. Doba uchování osobních údajů

• Smluvní dokumentace: po dobu trvání smlouvy + 5 let
• Účetní a daňové doklady: 10 let dle zákona č. 563/1991 Sb.
• Marketing na základě oprávněného zájmu: do odvolání nebo vznesení námitky
• Marketingové souhlasy: 5 let od udělení nebo do odvolání
• Citlivé osobní údaje: po dobu trvání smlouvy + 1 rok, nebo do odvolání
• Cookies a technické logy: 1 až 24 měsíců dle účelu

Po uplynutí doby uchování jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány.

7. Práva subjektů údajů

Každý subjekt údajů má vůči správci tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15 GDPR) – právo získat potvrzení, zda jsou zpracovávány jeho osobní údaje, a přístup k nim.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR) – právo požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) – právo požadovat vymazání osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) – právo požadovat omezení zpracování v zákonem stanovených případech.
• Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR) – právo obdržet osobní údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) – právo kdykoli vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu nebo pro účely přímého marketingu.
• Právo odvolat souhlas – souhlas lze kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu – Úřad pro ochranu osobních údajů (UOOU), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Žádosti zasílejte na: [email protected]. Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od přijetí žádosti.

8. Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo právní účinky nebo by se jinak významně dotklo subjektů údajů.

9. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijal přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím:

• šifrování přenosu dat (TLS/SSL)
• vícefaktorové ověřování (MFA) u všech účtů
• přísná správa přístupových oprávnění
• pravidelné bezpečnostní audity
• školení pracovníků v oblasti ochrany dat
• využití VPN a centrální správy přístupů

10. Cookies a sledovací technologie

Webové stránky studycare.cz využívají cookies a podobné technologie. Rozlišujeme tyto typy:

• Nezbytné cookies – zajišťují základní funkčnost webu a nevyžadují souhlas.
• Analytické cookies (Google Analytics) – sledování návštěvnosti a chování uživatelů; vyžadují souhlas.
• Marketingové cookies (Meta Pixel, Google Ads) – cílení reklamy a remarketing; vyžadují souhlas.

Souhlas s cookies lze kdykoli odvolat prostřednictvím nastavení prohlížeče nebo lišty pro správu souhlasů na webu.

11. Marketingové souhlasy

11.1 Souhlas se zasíláním obchodních sdělení

Udělením tohoto souhlasu subjekt údajů souhlasí se zpracováním osobních údajů v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, studijní preference a historie komunikace, a to pro účely zasílání obchodních sdělení dle § 7 zákona č. 480/2004 Sb., personalizovaného e-mailového marketingu, informování o studijních programech, novinkách, akcích a slevách a remarketingu prostřednictvím platforem Meta, Google, Brevo a dalších systémů správce.

Právní titul: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Doba uchování: 5 let od udělení nebo do odvolání. Souhlas lze odvolat kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu nebo zasláním zprávy na [email protected].

11.2 Souhlas s personalizací marketingu (volitelný)

Subjekt údajů souhlasí se zpracováním dat o chování na webu (cookies, Analytics, konverze) za účelem personalizace reklam a optimalizace marketingových kampaní.

Právní titul: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Doba uchování: 24 měsíců nebo do odvolání.

12. Souhlas se zpracováním citlivých údajů

Tento souhlas je vyžadován pouze tehdy, pokud student poskytne údaje nezbytné pro přihlášku, ubytování nebo studijní pobyt. Týká se zdravotního stavu, speciálních vzdělávacích potřeb, zdravotního pojištění a dalších údajů poskytnutých dobrovolně v rámci přihlášky.

Citlivé údaje jsou využity výhradně pro podání přihlášky, zajištění ubytování nebo podpůrných služeb, a to v nezbytném rozsahu požadovaném konkrétní zahraniční institucí. Příjemci jsou zahraniční školy a univerzity, poskytovatelé ubytování a vízové úřady, vždy pouze v nezbytném rozsahu.

Právní titul: čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR. Doba uchování: po dobu trvání smlouvy + 1 rok, nebo do odvolání souhlasu.

Souhlas je dobrovolný a může být kdykoli odvolán. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování. Student je předem upozorněn, že odvolání může ovlivnit možnost podání přihlášky nebo zajištění ubytování, pokud daná instituce tyto údaje vyžaduje.

Souhlas lze udělit zaškrtnutím políčka ve formuláři, e-mailem, písemně nebo v rámci dokumentace k přihlášce.

13. Kontakt na správce

StudyCare, s.r.o.
Husitská 107/3, Praha 3 – Žižkov, PSČ 130 00
Česká republika
E-mail: [email protected]

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). Veškeré žádosti týkající se ochrany osobních údajů zasílejte na výše uvedený e-mail.

14. Změny zásad

Správce je oprávněn tyto Zásady jednostranně měnit, a to zejména v návaznosti na změny právních předpisů nebo interních procesů. Aktuální verze je vždy dostupná na webových stránkách studycare.cz.

Tyto Zásady jsou účinné od 15. 11. 2025