Zásady Ochrany Osobních Údajů

StudyCare, s.r.o.
IČO: 210 34 605
Sídlo: Husitská 107/3, Praha 3 – Žižkov, PSČ 130 00, Česká republika
E-mail: [email protected]
(dále jen „Správce“)

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou zpracovány v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

1. Úvodní ustanovení

Tyto Zásady popisují, jakým způsobem StudyCare, s.r.o. jako správce osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR zpracovává osobní údaje fyzických osob, zejména studentů, jejich zákonných zástupců, partnerů, obchodních kontaktů a návštěvníků webových stránek.

Zásady se vztahují na zpracování osobních údajů:

• na webových stránkách www.studycare.cz,
• v klientském portálu Správce dostupném na www.studycare.agency, ve kterém je Klientovi zpřístupněn kurz, digitální obsah a interní know-how (dále jen „Portál“),
• při e-mailové a telefonické komunikaci a v komunitních skupinách Správce.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť mu tato povinnost nevzniká. Veškeré žádosti týkající se ochrany osobních údajů zasílejte na [email protected].

2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

2.1 Identifikační údaje

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• pohlaví, pokud jej vyžaduje přihláška konkrétní školy,
• státní příslušnost,
• fotografie, pokud ji vyžaduje přihláška nebo přihlašovací portál školy.

2.2 Kontaktní údaje

• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• korespondenční a trvalá adresa.

2.3 Kopie dokladu totožnosti

Kopii občanského průkazu nebo cestovního pasu zpracováváme výhradně v rozsahu nezbytném pro konkrétní přihlášku a pouze tehdy, vyžaduje-li ji zahraniční škola nebo přihlašovací portál. Kopii dokladu mažeme bez zbytečného odkladu po splnění tohoto účelu.

2.4 Studijní a profesní údaje

• dosažené nebo aktuální vzdělání,
• výsledky jazykových testů, například Oxford Online Placement Test,
• studijní výsledky, vysvědčení, diplomy,
• motivační dopisy, doporučující dopisy, životopisy, portfolio.

2.5 Zvláštní kategorie osobních údajů

Zpracováváme je pouze tehdy, poskytne-li je Klient dobrovolně nebo jsou-li nezbytné pro podání přihlášky, zejména zdravotní údaje nutné pro ubytování nebo zahraniční pobyt, speciální vzdělávací potřeby a informace o zdravotním pojištění. Zpracováváme je výhradně na základě výslovného souhlasu dle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.

2.6 Smluvní a fakturační údaje

• fakturační údaje a platební informace,
• historie objednávek a služeb,
• podklady pro účetní evidenci.

2.7 Údaje o využívání Portálu

• přihlašovací údaje a záznamy o přihlášení,
• postup v kurzu, dokončené kroky a nahrané dokumenty,
• záznamy o udělení souhlasů a o jejich čase,
• identifikátor Klienta, kterým mohou být označeny materiály stažené z Portálu.

2.8 Technické a online identifikátory

• IP adresa, typ zařízení a prohlížeče,
• cookies a obdobné technologie dle článku 10 těchto Zásad.

3. Účely a právní tituly zpracování

4. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje předáváme třetím stranám pouze tehdy, je-li to nezbytné pro plnění smluvních závazků nebo vyžadováno zákonem. Osobní údaje nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely.

4.1 Spolupracující společnost

Společnost StudyCare, s.r.o., IČO 53 598 512, se sídlem Orechová 5097/63, 900 42 Dunajská Lužná, Slovenská republika, je smluvním partnerem zahraničních vzdělávacích institucí a jejím prostřednictvím se realizuje podání přihlášek a zastupování Klienta v přijímacím řízení na základě Plné moci. Údaje jí předáváme v rozsahu nezbytném pro tento účel.

4.2 Zahraniční školy a vzdělávací instituce

Údaje předáváme zahraničním školám a univerzitám uvedeným v Plné moci Klienta, a to v zemích jako Dánsko, Nizozemsko, Finsko, Irsko, Belgie, Malta, Německo, Španělsko, Francie, Litva, Velká Británie, Spojené arabské emiráty, Kanada a Austrálie, případně v dalších zemích dle výslovného pokynu Klienta.

4.3 Technické platformy a smluvní zpracovatelé

Následující subjekty zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy o zpracování dle čl. 28 GDPR:

• Google Workspace, e-mail, cloud a analytika,
• Hostinger, webhosting,
• Odoo CRM, správa klientů,
• Brevo, e-mailing a CRM,
• Make (Integromat), automatizace procesů,
• Meta (Facebook, Instagram), marketing,
• YouTube (Google), přehrávání video návodů na webu a v Portálu,
• Discord, klientská komunita,
• externí účetní, účetnictví a daně.

5. Předávání osobních údajů do třetích zemí

K předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor dochází ve dvou odlišných situacích, které mají odlišný právní titul.

5.1 Předání zahraniční škole mimo EHP

Nachází-li se škola, na kterou si Klient podává přihlášku, mimo EHP, například ve Spojených arabských emirátech, Kanadě, Austrálii nebo Velké Británii, předání se uskutečňuje na základě výslovného souhlasu Klienta dle čl. 49 odst. 1 písm. a) GDPR. Klient tento souhlas uděluje v Portálu před zpřístupněním obsahu a v Plné moci, ve které uvádí konkrétní školy. Bez tohoto souhlasu není možné přihlášku na takovou školu podat. Klient bere na vědomí, že v některých z těchto zemí nemusí být zajištěna úroveň ochrany osobních údajů rovnocenná úrovni v Evropské unii.

5.2 Předání poskytovatelům technických služeb

Provozuje-li zpracovatel servery mimo EHP, předání se uskutečňuje na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně dle čl. 45 GDPR nebo na základě standardních smluvních doložek dle čl. 46 GDPR, doplněných o příslušná technická a organizační opatření.

Aktuální seznam příjemců ve třetích zemích poskytneme na vyžádání na adrese [email protected].

6. Doba uchování osobních údajů

• Smluvní dokumentace a komunikace ke konkrétní přihlášce: po dobu trvání smlouvy a následně 5 let pro uplatnění a obhajobu právních nároků.
• Účetní a daňové doklady: 10 let dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
• Kopie dokladu totožnosti: bez zbytečného odkladu po podání přihlášky, nejpozději do ukončení spolupráce.
• Zvláštní kategorie údajů: po dobu trvání smlouvy a následně 1 rok, nebo do odvolání souhlasu.
• Přístup do Portálu a záznamy o udělených souhlasech: po dobu trvání přístupu a následně 5 let k prokázání udělení souhlasu.
• Marketingové souhlasy: 5 let od udělení nebo do odvolání.
• Cookies a technické logy: 1 až 24 měsíců dle typu.

7. Práva subjektů údajů

• Právo na přístup (čl. 15 GDPR).
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR).
• Právo na výmaz (čl. 17 GDPR).
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR).
• Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR).
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR), včetně námitky proti přímému marketingu.
• Právo odvolat souhlas kdykoli, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

Žádost lze podat na [email protected]. Správce na ni odpoví do jednoho měsíce. Uplatní-li Klient právo na výmaz nebo odvolá souhlas v průběhu přijímacího řízení, Správce jej upozorní, že to může znemožnit podání nebo dokončení přihlášky.

Právo podat stížnost. Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, případně u dozorového úřadu v zemi svého obvyklého bydliště.

8. Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo právní účinky nebo by se jinak významně dotklo subjektů údajů.

9. Zabezpečení osobních údajů

• šifrování přenosu dat (TLS/SSL),
• vícefaktorové ověřování účtů,
• přísná správa přístupových oprávnění a individuální přístupy do Portálu,
• pravidelné bezpečnostní kontroly,
• školení pracovníků v oblasti ochrany dat,
• označování materiálů v Portálu identifikátorem Klienta na ochranu know-how.

10. Cookies a sledovací technologie

Webové stránky studycare.cz využívají cookies a obdobné technologie. Rozlišujeme:

• Nezbytné cookies, které zajišťují základní funkčnost webu a nevyžadují souhlas,
• Analytické cookies, které vyžadují souhlas,
• Marketingové cookies, které vyžadují souhlas.

Video návody jsou vkládány v režimu rozšířené ochrany soukromí (youtube-nocookie) a načítají se až po udělení souhlasu. Podrobný seznam cookies a možnost změnit nebo odvolat souhlas najdete v dokumentu Zásady cookies na www.studycare.cz.

11. Marketingové souhlasy

11.1 Souhlas se zasíláním obchodních sdělení. Týká se údajů v rozsahu jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, studijní preference a historie komunikace, pro účely zasílání obchodních sdělení dle § 7 zákona č. 480/2004 Sb., informování o studijních programech, novinkách, akcích a slevách a remarketingu prostřednictvím platforem Meta, Google, Brevo a dalších systémů Správce. Právní titul: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Doba uchování: 5 let od udělení nebo do odvolání. Souhlas lze odvolat kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu nebo zprávou na [email protected].

11.2 Souhlas s personalizací marketingu. Týká se údajů o chování na webu za účelem personalizace reklam a optimalizace kampaní. Právní titul: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Doba uchování: 24 měsíců nebo do odvolání.

12. Souhlas se zpracováním zvláštních kategorií údajů

Tento souhlas je vyžadován pouze tehdy, poskytne-li Klient údaje nezbytné pro přihlášku, ubytování nebo studijní pobyt. Týká se zdravotního stavu, speciálních vzdělávacích potřeb, zdravotního pojištění a dalších údajů poskytnutých dobrovolně v rámci přihlášky.

Tyto údaje jsou využity výhradně pro podání přihlášky, zajištění ubytování nebo podpůrných služeb, a to v rozsahu požadovaném konkrétní zahraniční institucí. Příjemci jsou zahraniční školy a univerzity, poskytovatelé ubytování a vízové úřady, vždy pouze v nezbytném rozsahu.

Právní titul: čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR. Doba uchování: po dobu trvání smlouvy a následně 1 rok, nebo do odvolání souhlasu. Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat. Odvolání může ovlivnit možnost podání přihlášky nebo zajištění ubytování, vyžaduje-li daná instituce tyto údaje.

13. Nezletilí a zákonní zástupci

Část služeb Správce je určena uchazečům o studium na zahraničních středních školách, kteří jsou zpravidla mladší 18 let.

Je-li budoucím studentem osoba mladší 18 let, smlouvu uzavírá, vstupní formulář odesílá, Plnou moc podepisuje a veškeré souhlasy se zpracováním osobních údajů, včetně souhlasu s předáním údajů zahraniční škole a souhlasu se zpracováním zvláštních kategorií údajů, uděluje její zákonný zástupce.

Správce zpracovává rovněž osobní údaje zákonného zástupce v rozsahu jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo, a to na základě plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Práva subjektu údajů dle článku 7 těchto Zásad uplatňuje za nezletilého jeho zákonný zástupce.

14. Kontakt na správce

StudyCare, s.r.o.
Husitská 107/3, Praha 3 – Žižkov, PSČ 130 00, Česká republika
E-mail: [email protected]

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). Veškeré žádosti týkající se ochrany osobních údajů zasílejte na uvedený e-mail.

15. Změny Zásad

Správce je oprávněn tyto Zásady jednostranně měnit, zejména v návaznosti na změny právních předpisů nebo interních procesů. Aktuální verze je vždy dostupná na www.studycare.cz a v Portálu na www.studycare.agency.

Tyto Zásady jsou účinné od 27. 8. 2026.